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淺談新時代檔案數字化的幾點重要意義

作者:第一論文網 更新時間:2015年10月30日 10:03:34

【摘要】檔案數字化是檔案工作發展的必然趨勢,檔案數字化的實現,有效保證了原紙質檔案資料的原始性、安全性與完整性,有利于提供高效優質的利用服務;對傳統檔案的立卷整理有很大改善,在優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質等方面有著特殊意義。

【關鍵詞】意義;檔案管理;數字化

當今社會科學技術迅猛發展,人類社會正向信息化、網絡化、數字化社會邁進,這就給儲存和提供利用信息資源的檔案館提供了新的發展方向。通信技術、計算機網絡技術、多媒體信息技術的不斷發展,正在改變知識的產生、存儲、獲取、傳播與保存的方式,數字資源及相關服務將會以不可阻擋的態勢替代現有的資源及相關服務設備。

國家檔案建設管理部門在統一規劃和組織下,在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術,對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生了巨大轉變,從以檔案實體保管和利用為支撐點,轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心,逐步將檔案信息資源數字化、規范化、網絡化、社會化。檔案信息資源的數字化對保護原紙質檔案和改善其利用方式、促進現代管理技術應用、優化管理者知識結構、提高管理者素質等方面有著特殊意義。

一、保證紙質檔案的原始性、安全性與完整性

原始性是檔案的本質屬性。檔案是形成者當時當事直接使用的原始文件的轉化物,這決定了檔案和普通圖書、資料的本質區別,判斷一份材料是不是檔案,關鍵要看它是不是具有原始性。

漫長的社會發展歷史和悠久的檔案存儲歷史,促使我國現存的檔案和書刊種類眾多,其價值不可估量,這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史,必須加以妥善保管,要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料,都難以達到這一目的,但數字化管理,如利用計算機掃描技術對這些文獻作數字化處理,制作數字化副本,提供利用和交流,把原件妥善地保存起來,便可以有效地延長原件的保存時間,以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損,甚至是在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞,起到了保護的作用。

二、改善了檔案資料的前期整理工作

檔案一種豐富的信息資源,它記載著社會發展各歷史時期進展的全過程,匯集著豐富的、大量的各方面的知識,使檔案的整理工作繁瑣,勞動強度大。數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時,立卷人根據自己的理解對文件進行分類,盡管都仿照統一的標準,但因每個人的理解能力不同,因此不可避免地產生分類不準的現象,給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的內容打印出來,作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發揮計算機的管理優勢,提高了工作效率。二是用傳統的文書立卷方法立卷,當發現立卷的文件有遺漏和收集不完成時,就要拆卷,并對卷內文件重新排序,卷內文件目錄也要重新填寫,重新編號,重新裝訂。而利用計算機立卷發現文件遺漏時,插入非常方便,只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時,稍不留神,就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌,又能按時完成歸檔工作,不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。

三、優化管理者知識結構,提高管理者素質

傳統紙質材料在管理和使用過程中存在諸多不便,借助信息數字化在社會各領域的拓展,檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發展,如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等,而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損,管理工作更是不容忽視。數字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強學習,更新專業知識,使專業知識和管理知識互為補充。如何使現有的管理人員適應檔案數字化管理這一新事物的要求,使從事檔案管理的人員既有檔案管理方面的知識,又懂得并掌握計算機信息管理等方面的技術技能。目前各檔案部門一是有針對性地吸納專業型人才充實到檔案隊伍中來,如掌握計算機軟、硬件技術或數字通信技術,接受過大學教育的檔案管理人才。二是加大教育投入,培養一批既能熟練計算機技術和信息、網絡技術,又熱愛檔案事業的專門人才,以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調一部分檔案管理人員,進行電子檔案基礎知識、計算機管理技術、數字通信技術的強化培訓,使他們迅速掌握電子檔案管理的技能,優化管理者知識結構,提高管理者綜合素質。

另外,必須加強檔案數字化和數字化檔案信息管理人才的培養。檔案數字化及數字化檔案信息管理,涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識,絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的,所以應加強這方面技術人員的培養。面對諸多問題,我們一定要不斷探索和研究新方法,分析新形勢,解決新問題,加快檔案數字化的進程。

【參考文獻】

[1]吳心音.淺談新時期的檔案管理[J].甘肅科技,2003(8).

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